Kontrola płatności bezgotówkowych – co zmieni się od 2026 roku

W marcu 2025 r. Urząd Skarbowy i Ministerstwo Finansów przedstawiły projekt wytycznych, które mają obowiązywać od 2026 roku. Dokumenty nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek rejestrowania każdej płatności elektronicznej. System monitoringu musi więc uchwycić każdy przelew, a także transakcje kartą – nawet te drobne. Czy firmy są gotowe na nowe wymogi? My wiemy, że przygotowanie wymaga kilku kluczowych kroków.

Wewnętrzny audyt VAT za ostatni kwartał powinien skupić się na transakcjach powyżej progów kontrolnych – to pierwszy filar bezpieczeństwa. Jednocześnie oprogramowanie terminali POS musi być zaktualizowane, by generować pełne raporty zgodne z nowymi wytycznymi. Regularne aktualizacje ograniczają ryzyko błędów technicznych. Pracownicy potrzebują szkoleń, które pozwolą im szybko rozpoznać nieprawidłowości i zgłosić je do Urzędu Skarbowego. Dzięki temu ryzyko sankcji maleje.

Program upowszechniania płatności bezgotówkowych w administracji publicznej trwa już rok. Obejmuje wszystkie podmioty świadczące usługi publiczne – od urzędów miejskich po szpitale. Stosowanie opisanych kroków ogranicza ryzyko kar podczas kontroli i buduje zaufanie do systemu.

Podstawy prawne kontroli płatności bezgotówkowych

Ustawa Prawo przedsiębiorców definiuje kontrolę płatności bezgotówkowych w Art. 19a ust. 1 jako obowiązek zapewnienia takiej formy płatności w transakcjach handlowych. Od 1 stycznia 2022 r. wszystkie firmy muszą mieć w systemie możliwość przyjmowania płatności elektronicznych – to wymóg prawny, a nie opcja.

Art. 19a ust. 2 wyłącza obowiązek w przypadkach niskiej wartości lub w specyficznych sektorach usługowych; od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy płatnicze. (Ustawa oraz przepisy VAT obowiązują od 1 jan 2022.)

Monitoring płatności bezgotówkowych ma na celu zwiększenie efektywności gospodarki.

• Monitoring płatności bezgotówkowych ma na celu zwiększenie efektywności gospodarki.
• Poprawa kontroli skarbowej nad transakcjami finansowymi.

Zakres kontroli płatności bezgotówkowych

Egzekucje skarbowe, prowadzone przez Urząd Skarbowy, określają, które dane podlegają kontroli. Terminale POS automatycznie generują raporty o płatnościach kartą firmową oraz o transakcjach osób fizycznych. System przesyła je do centralnego systemu. (Integracja z e‑administracją przyspiesza analizę danych.) Dzięki temu organy mogą stopniowo wykrywać nieprawidłowości, ograniczać oszustwa i zwiększać przejrzystość obrotu pieniężnego.

• Integracja terminali POS z centralnym systemem raportowania Urzędu Skarbowego.
• Automatyczne przesyłanie danych o transakcjach firmowych i prywatnych do jednostek kontrolnych.
• Analiza zgromadzonych danych w ramach programu upowszechniania płatności bezgotówkowych.

Główny cel zakresu kontroli to systematyczne zbieranie i analiza danych z terminali POS w celu wykrywania nieprawidłowości oraz podnoszenia przejrzystości transakcji.

Progi kwotowe w kontroli płatności bezgotówkowych

Od jakiej kwoty jest kontrola przelewu?

Progowy poziom rocznych wydatków wynoszący 25 tys. euro (ok. 106 tys. zł) stał się kryterium. Od tego momentu Urząd Skarbowy rozpoczyna kontrolę przelewu od 2026 r. Od 1 stycznia 2026 r. organy monitorują płatności bezgotówkowe osób fizycznych przekraczające ten próg. System analizuje wszystkie przelewy powyżej tej kwoty, zarówno krajowe, jak i zagraniczne, podlegające obowiązkowi raportowania.

W praktyce każdy przedsiębiorca lub konsument, którego roczne wydatki bezgotówkowe przekroczą 25 tys. euro, musi liczyć się z ewentualnym audytem płatności. Organ może dodatkowo żądać wyjaśnień dotyczących pochodzenia środków. Kontrola przelewu zaczyna się od 25 tys. euro rocznych wydatków.

Problemy i wyzwania związane z kontrolą płatności bezgotówkowych

Administracja publiczna utrudnia firmom prawidłowe funkcjonowanie, gdy nie rozumie ograniczeń kontroli płatności bezgotówkowych. Brak jasnej wiedzy o tym, które transakcje podlegają monitoringowi, prowadzi do nieprawidłowego raportowania. Firmy mogą omyłkowo przyjąć płatności, które nie wymagają rejestracji. To zwiększa ryzyko sankcji.

Przedsiębiorcy jednocześnie obawiają się nadmiernego nadzoru, co zniechęca ich do inwestycji w nowoczesne rozwiązania płatnicze. Ministerstwo Finansów wyraźnie dementuje twierdzenia, że Urząd Skarbowy śledzi każdą płatność bezgotówkową – potrzebna jest precyzyjna komunikacja. (W praktyce brak edukacji podnosi koszty i stres przedsiębiorców.)

• Brak terminala płatniczego nie wyklucza możliwości realizacji płatności bezgotówkowych, co może obniżyć koszty dla przedsiębiorców.

• Sankcje finansowe mają charakter motywacyjny, zachęcając przedsiębiorców do przestrzegania przepisów dotyczących płatności bezgotówkowych.

Diagnostyka i weryfikacja w kontroli płatności bezgotówkowych

Diagnostyka polega na sprawdzeniu, czy transakcje spełniają wymogi prawne i nie przekraczają progów. Weryfikacja natomiast porównuje dane POS z deklaracjami VAT i numerami faktur. Brak pełnej dokumentacji zwiększa ryzyko niezgodności, a kwoty > 25 tys. EUR (≈ 106 tys. zł) wymagają dalszej analizy. Nieprawidłowe numery referencyjne mogą prowadzić do naruszeń.

Stwierdzenie powtarzalnych braków lub przekroczeń progów wymaga konsultacji z doradcą podatkowym, bo może skutkować utratą prawa do kwartalnego rozliczenia VAT. Regularna weryfikacja danych zapobiega błędom i sankcjom.

Praktyczny przewodnik przygotowania do kontroli płatności bezgotówkowych

Usługa WebPOS Paybynet umożliwia realizację płatności bezgotówkowych i wymaga przygotowania pełnej dokumentacji przed kontrolą.

Wszystkie faktury i paragony z transakcji powinny być zeskanowane i zapisane w systemie. Wyciągi bankowe oraz raporty z terminali POS, zawierające daty i kwoty, muszą być zgromadzone. Kwartalne rozliczenie VAT, obejmujące wszystkie przychody i koszty związane z płatnościami elektronicznymi, powinno być gotowe. Lista transakcji opłaconych przez Policję Drogową, wskazująca brak dodatkowych kosztów dla klientów, także musi być przygotowana. Poprawność danych w raporcie WebPOS wymaga weryfikacji i korekty przed złożeniem dokumentów. Doradca podatkowy może potwierdzić, że spełniamy aktualne wymogi kontrolne.

Po spełnieniu tych wymogów przedsiębiorca posiada kompletną i zgodną dokumentację, co znacząco zmniejsza szanse na niekorzystny wynik kontroli – i otwiera drogę do spokojnego prowadzenia działalności.